Οι δισεκατομμυριούχοι είναι γνωστό ότι δίνουν πολύ μεγάλη βαρύτητα στον χρόνο τους.
Οι γκουρού των εταιριών τεχνολογίας, έκαναν συσκέψεις για να αποφύγουν τη σπατάλη χρόνου, την ομαδική σκέψη και τον συμβιβασμό.
Οι διαφορετικές τεχνικές τους επικεντρώνονται κυρίως στην εξοικονόμηση χρόνου και τη λήψη αποφάσεων.
Ο Jeff Bezos έβαζε τους υπαλλήλους να απαντούν σε υπομνήματα και ο Bill Gates έψαχνε τις λεπτομέρειες.
Αλλά ακόμη και οι άνθρωποι που διευθύνουν τις μεγαλύτερες εταιρείες τεχνολογίας στον κόσμο πρέπει να υπομένουν τις συσκέψεις/meetings, οι οποίες έχουν την κακή φήμη ότι σπαταλούν χρόνο και χρήμα.
Ο Mark Cuban δήλωσε μάλιστα ότι αποτελούν την «έσχατη λύση».
Οι υπόλοιποι από εμάς πρέπει να κάνουμε ό,τι καλύτερο μπορούμε για να τις χρησιμοποιούμε προκειμένου να παράγουμε ιδέες, να διερευνούμε λεπτομέρειες και να επικεντρωνόμαστε σε ένα μόνο θέμα.
Αυτές είναι μερικές από τις συμβουλές που δίνουν γνωστά ονόματα των επιχειρήσεων για να σταματήσουν τις μη παραγωγικές συσκέψεις.
Ο Jeff Bezos ξεκινά τις συναντήσεις με 30 λεπτά σιωπηρής μελέτης
Οι συσκέψεις με τον συνιδρυτή της Amazon, Jeff Bezos, ξεκινούσαν με τη μελέτη ενός υπομνήματος από τους υπαλλήλους.
Ένας υπάλληλος μπορεί να περάσει δύο εβδομάδες συγκεντρώνοντας ένα υπόμνημα έξι σελίδων για μια συγκεκριμένη συνάντηση.
Μετά από 30 λεπτά σιωπηρής ανάγνωσης, οι παρευρισκόμενοι καλούνταν να κάνουν ερωτήσεις και να ξεκινήσουν μια συζήτηση σχετικά με το υπόμνημα. «Προτιμώ ένα μεστό έγγραφο και μια δημιουργική συνάντηση», δήλωσε ο Bezos σε μια συζήτηση με τον podcaster Lex Fridman τον Δεκέμβριο.
Η παροχή χρόνου στους συμμετέχοντες να διαβάσουν ένα υπόμνημα και να προετοιμάσουν τις σκέψεις τους επιτρέπει στους υπαλλήλους να κάνουν πιο παραγωγικές ερωτήσεις στη συνάντηση, τόνισε.
Ο Bezos είπε ότι δεν του αρέσουν οι παρουσιάσεις με διαφάνειες, οι οποίες μπορούν να κρύψουν την «πρόχειρη σκέψη» σε bullet points. Διατήρησε επίσης τον κανόνα με τις δύο πίτσες: Αν δύο πίτσες δεν μπορούν να ταΐσουν όλους τους παρευρισκόμενους στην αίθουσα, υπάρχουν πάρα πολλοί.
Ο Bill Gates αναζητά απαντήσεις
Ο ιδρυτής της Microsoft, Bill Gates, χρησιμοποιούσε τις συναντήσεις για να κάνει κουίζ στους συμμετέχοντες, δήλωσε ο Chris Williams, πρώην αντιπρόεδρος του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού της Microsoft, ο οποίος συνεργάστηκε στενά μαζί του για οκτώ χρόνια.
Δήλωσε ότι δεν θα ξεχάσει ποτέ την πρώτη συνάντηση τους το 1992. Η Microsoft είχε μόλις αγοράσει την εταιρεία στην οποία εργαζόταν ο Williams. Ο Gates ήθελε να συναντήσει τους υπαλλήλους της για να μάθει γιατί ένα από τα προϊόντα της έτρεχε πιο γρήγορα από το αντίστοιχο της Microsoft.
Με «ταχύτατες» και «λεπτομερείς» ερωτήσεις, έμαθε αυτά που ήθελε. Μέχρι το τέλος, συζητούσαν την κίνηση των μεμονωμένων bits και το μέγεθος της κρυφής μνήμης εντολών του Intel 80386, πρόσθεσε.
“Ο Gates ήταν πάντα περίεργος, ήθελε πάντα να καταλαβαίνει, πάντα έψαχνε για περισσότερες λεπτομέρειες”, λέει ο Williams. “Καθώς μεγάλωνε, το πάθος του για τη λεπτομέρεια δεν έφυγε ποτέ, απλώς η μέθοδος που χρησιμοποιούσε για να φτάσει εκεί ωρίμασε”, πρόσθεσε.
Ο Steve Jobs εξασφάλιζε ότι μόνο το βασικό προσωπικό βρισκόταν στο δωμάτιο
Ο Steve Jobs ήταν σχολαστικός στο να κρατάει τις συσκέψεις μικρές, σύμφωνα με τον Ken Segall, ο οποίος συνεργάστηκε στενά μαζί του ως δημιουργικός διευθυντής της διαφημιστικής εταιρείας της Apple.
Μετά τον θάνατό του το 2011, ο Segall έγραψε ένα βιβλίο για την εργασιακή κουλτούρα της Apple, το «Insanely Simple». Σε αυτό, περιέγραψε πώς ο Jobs παρατήρησε κάποτε ότι κάποιος νέος συμμετείχε σε μια εβδομαδιαία συνάντηση.
«Σταμάτησε εν ψυχρώ», έγραψε ο Segall.«Τα μάτια του κλείδωσαν στο μοναδικό πράγμα στο δωμάτιο που δεν φαινόταν σωστό. Δείχνοντας την υπάλληλο, είπε: «Ποια είσαι εσύ;». Αφού εξήγησε ποια ήταν και ότι εργαζόταν σε σχετικά έργα μάρκετινγκ, ο Jobs απάντησε: «Δεν νομίζω ότι σε χρειαζόμαστε σε αυτή τη συνάντηση. Ευχαριστώ”, θυμήθηκε η Segall.
Ο Eric Schmidt φρόντιζε οι συναντήσεις να έχουν ιεραρχία
Ο πρώην διευθύνων σύμβουλος της Google, Eric Schmidt, ισχυρίζεται ότι οι συσκέψεις χρειάζονται ηγέτες για να παίρνουν αποφάσεις. Στο «How Google Works», το βιβλίο που έγραψε ο Schmidt το 2014 μαζί με τον πρώην SVP προϊόντων Jonathan Rosenberg, αναφέρουν ότι κάθε συνάντηση χρειάζεται έναν καθορισμένο «υπεύθυνο λήψης αποφάσεων» που θα έχει τον τελικό λόγο.
Έγραψαν ότι όταν οι εταιρείες έχουν συσκέψεις όπου όλοι οι παρόντες είναι ίσοι, υπάρχει κίνδυνος συμβιβασμού αντί να βρεθεί μια σαφής λύση.
Οι Schmidt και Rosenberg πρόσθεσαν ότι το άτομο αυτό θα πρέπει να καθορίζει τον σκοπό και τη δομή της συνάντησης και να συνοψίζει τις αποφάσεις και τα καθήκοντα για τους συμμετέχοντες μετά.
